Часті Питання

Гранти УКФ фінансуються за рахунок коштів, виділених з Державного бюджету головному розпоряднику коштів Міністерству культури та інформаційної політики України на виконання програми "Забезпечення функціонування Українського культурного фонду, у тому числі здійснення Фондом заходів з підтримки проектів". Видатки на реалізацію зазначеної програми затверджуються Законом України "Про Державний бюджет України" на відповідний бюджетний рік (Додаток 3 "Розподіл видатків Державного бюджету України"). Порядок використання коштів, передбачених у державному бюджеті для реалізації проектів за підтримки Українського культурного фонду, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 18.04.2018 №414.

У разі зміни в заходах проекту, результатах проекту, в команді проекту, а також у випадку пов’язаних з цим змін у загальному бюджеті проекту, у випадку виникнення ситуацій, що можуть негативно вплинути на проект, зашкодити отриманню результатів проекту, грантотримувач зобов’язаний звернутися офіційним листом-поясненням на ім’я Виконавчого директора УКФ з подальшим укладанням додаткової угоди.

В разі встановлення факту нецільового використання коштів або частини коштів гранту на підставі звіту незалежного аудиту, УКФ має право на розірвання договору в односторонньому порядку. В цьому випадку грантоотримувач зобов’язаний повернути УКФ перераховані кошти в повному обсязі протягом 20 календарних днів з дати отримання повідомлення від УКФ.

В рамках виконання проектів, що фінансуються Українським культурним фондом, якщо інше не передбачено інструкціями конкурсу, дозволяється гнучкість бюджету між статтями витрат в межах затвердженого бюджету в рамках 10% від суми гранту. Наприклад: економія в межах 10 % по статті «Добові» може бути «перекинута» до статті «Поліграфічні послуги», за умови що ця сума буде не більшою ніж 10% від загальної суми гранту.

Ні, не можна. Всі запланована заходи та проектна діяльність і витрати по гранту УКФ мають бути здійснені в рамках термінів реалізації проекту в межах робочого плану та спрямовані на досягнення цілей проекту.

Якщо Грантоотримувач підпадає під дію Закону України “Про публічні закупівлі”, він діє в межах цього Закону. У разі якщо дія Закону не розповсюджуються на Грантоотримувача, УКФ вимагає проводити моніторинг ринкових пропозицій та на момент звітування, надати 3 комерційні пропозиції згідно із встановленим технічним завданням при проведенні закупівлі товарів, робіт, послуг, вартість яких дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень.

Постановою Кабінету Міністрів України від 18.04.2018 № 414 затверджено Порядок використання коштів, передбачених у державному бюджеті для реалізації проектів за підтримки Українського культурного фонду. Даним Порядком № 414 заборонено спрямування бюджетних коштів на реалізацію проектів, метою яких є отримання прибутку. Але УКФ дозволяє реінвестування. Тобто, дохід, отриманий від реалізації (продаж квитків, книжок, інших культурних продуктів) грантоотримувач може спрямувати на покриття витрат, які зазначені в кошторисі проекту. З цією метою грантоотримувач зазначає у плановому кошторисі заплановані доходи від реалізації (вкладка «Дохідна частина») та витрати (вкладка «Кошторис витрат») в окремій графі «Реінвестиції». В такому випадку результат від реалізації проекту має становити 0,00 грн.

Для програми “Аудіовізуальне мистецтво” та “Знакові події” діє правило: гранична сума гранту може бути збільшена на суму співфінансування, але не більше, ніж на суму вказану в інструкції для заявників, навіть якщо співфінансування перевищує зазначену суму.

Співфінансування — залучення ресурсів виключно в грошовій формі з інших джерел, не заборонених законодавством, що не є грантовими коштами Фонду і які використовуються заявником та партнерами для реалізації цілей і досягнення результатів проекту. Співфінансування проекту може надаватися самим заявником або (та) партнером (партнерами), або (та) третьою стороною.

Співфінансування можливо за всіма допустимими типами витрат. Не допускається співфінансування в натуральній формі. Для підтвердження співфінансування проекту УКФ просить надавати Гарантійний лист про співфінансування проекту, який надає заявник, вказуючи джерела співфінансування (скан-копія оригіналу у PDF). Зразок листа є додатком до Інструкції для заявника. 

У разі реалізації гранту на умовах співфінансування, грантоотримувач відображає у кошторисі обсяг коштів співфінансування із зазначенням переліку та обсягу витрат в кількісному та грошовому показниках. Деталі співфінансування по кожній Програмі розміщені в Інструкціях для заявників.

Фондом змінено правило: для проектів національної та міжнародної співпраці не потрібне обов’язкове співфінансування. Натомість, співфінансування може бути запропоноване заявником для будь-якого типу проекту.

Санкції не застосовуються в разі виконання проекту.

У випадку якщо суму гранту було збільшено на суму співфінансування (програми “Аудіовізуальне мистецтво” та “Знакові події”) , таке співфінансування є обов'язковою умовою та у разі недотримання частки співфінансування, сума гранту буде пропорційно зменшена.

Грантоотримувач звітується по всім витратам, які були відображені у кошторисі при підписанні Договору, з урахуванням видатків які будуть сплачені за рахунок фінального траншу. Тобто, після завершення проекту грантоотримувач звітує перед УКФ та надає документи фінальної звітності про реалізацію проекту на 100%, а саме: змістовий звіт з додатковими матеріалами, фінансовий звіт про реалізацію проекту в цілому, підтверджений звітом незалежного аудитора та копії належним чином завірених первинних бухгалтерських документів. Процедура звітуванння детально прописана в Інструкції для заявників, яка оприлюднена на офіційному сайті УКФ в розрізі програм (проектів) та Порядку здійснення контролю за виконанням суб’єктами, які отримують фінансування, зобов’язань перед Українським культурним фондом), який оприлюднено на офіційному сайті УКФ в розділі Нормативно-правові документи УКФ.

На період відсутності авансу, а також в зв'язку з частковим фінансуванням проектів до надання 100% звітності, грантоотримувач має самостійно врегулювати питання щодо розрахунків з постачальниками та виконавцями шляхом відстрочення платежів. Також дозволяється закласти власні кошти або кошти з інших джерел, потім коли грантоотримувач отримує решту коштів від УКФ він їх повертає. В такому випадку слід зазначити, що витрати по гранту сплачуються тільки з грантового рахунку (тобто якщо грантоотримувач залучає власні кошти він їх переводить на грантовий рахунок та сплачує всі витрати по гранту, після отримання решти коштів від УКФ повертає на основний рахунок).

Щодо призначення платежу при переведенні коштів з одного рахунку грантоотримувача на інший, грантоотримувач має отримати консультацію в банку, де відкрито ці рахунки і ознайомитись з вимогами його банківської установи. У випадку якщо співфінансування передбачене плановим кошторисом призначення платежу: “співфінансування проекту №_,”, якщо кошти будуть відшкодовані УКФ після фінальної звітності призначення платежу: “власні кошти на погашення кредиторської заборгованості по проекту №__".

Вимоги переводити кошти співфінансування на грантовий рахунок немає. Грантоотримувач та його партнер по співфінансуванню вирішують це питання самостійно. На момент звітування до фінансового звіту, підтвердженого звітом незалежного аудитора, долучаються належним чином завірені копії регістрів бухгалтерського обліку, банківських (казначейських) виписок, всіх первинних документів, які підтверджують понесені грантоотримувачем витрати на реалізацію проекту як за кошти гранту, так і за кошти співфінансування.

Так, УКФ дозволяє зміну постачальників і виконавців проекту. Але не може бути змінена команда проекту. Просимо звернути увагу, що члени команди не можуть виступати одночасно постачальником товарів, робіт та послуг в проекті, окрім зазначених функціональних обов’язків в проектній заявці.

Розмір оплати праці штатних працівників встановлюється на рівні окладів згідно штатного розпису організації та інших видів трудових виплат (доплат, надбавок, премій та ін.) встановлених колективним договором організації, а також іншими нормативними документами, в тому числі Положення про преміювання.

Постановою КМУ № 98 від 02.02.2011 р. «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59.

Звітом про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт, затверджений наказом Мінфіну України від 28.09.2015 № 841,

Внутрішніми локальними документами.

Витрати на поїздки всіх учасників проекту, не залежного від того чи є вони штатними працівниками чи залучені до виконання проекту за іншими юридично-правовими відносинами мають керуватися нормами, які зазначені в Постанові КМУ № 98 від 02.02.2011 р. “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59.

Ні, не можна.

Можна, але є особливості. Якщо за умовами договору ЦПХ роботи мають виконуватися в іншому населеному пункті, питання компенсації виконавцю витрат на проїзд, проживання тощо та розміри такої компенсації мають бути визначені безпосередньо у договорі ЦПХ та включатися до вартості договору. Направлення у службове відрядження при цьому не відбувається, оскільки відсутні трудові відносини.

ФОП-грантоотримувач, при нарахуванні  винагороди собі, як члену команди, може перерахувати свій дохід підприємця на свій поточний рахунок ФОП. Одночасно при звітуванні перед Фондом, ФОП подає розрахунок свого доходу як члена команди за період проекту і копію платіжного доручення про перерахування винагороди на свій поточний рахунок.

Так. Після реалізації проекту та завершення дії договору, грантоотримувач може отримувати дохід. Але якщо проект на етапі звітування перед фондом не перейшов на фінальну стадію своєї реалізації (показ вистави тощо), в такому випадку прем'єра має бути безкоштовною, а всі наступні покази можуть проходити на платній основі після завершення дії грантового договору.

Облік витратних матеріалів має вестись за нормами згідно з Положеннями бухгалтерського обліку (стандартів) ПСБО в Україні.

Придбані витратні матеріали мають списуватись згідно з актами використання таких витратних матеріалів.

МШП (малоцінні та швидкозношувані предмети строком служби не більше 1 року) при передачі в експлуатацію, підприємство (організація) має вести оперативний кількісний облік не менше одного року.

Грантоотримувач керується нормами чинного законодавства з урахуванням специфіки діяльності підприємств, установ, організацій.

У проектах, в яких передбачено співфінансування організацією нерезидентом до фінансового звіту необхідно додати такі копії документів: Рахунки по витратам (Invoices), Угоди (Сontracts), Копії платіжних документів, які підтверджують оплати видатків (SWIFT).

Ці документи мають бути перекладені та завірені печаткою грантоотримувача та підписом уповноваженої особи від грантоотримувача. УКФ не вимагає нотаріального завірення документів.

Для бюджетних установ можливо застосування домовленостей про відтермінування платежів з постачальниками, та надання гарантійних листів.

Враховуючи норми Бюджетного кодексу України, грантоотримувач має можливість надати УКФ звітність фактично понесених витрат на всю суму проекту на підставі первинних документів. А також надати лист з поясненням про неможливість зареєструвати такі документи в органах Державного Казначействі в зв’язку з відсутністю коштів на рахунку та надати Гарантійний лист з зобов’язанням перед Фондом надати ці документи після реєстрації в органах Державного Казначейства.

Після перерахування коштів від УКФ, та проведення реєстрації всіх зобов’язань, необхідно надати УКФ копії всіх документів, які будуть зареєстровані належним чином в органах Державного Казначейства.

Грантоотримувач має звітуватися по витратам співфінансування, які були затверджені під час підписання Договору про надання гранту відповідно до Порядку здійснення контролю за виконанням суб’єктами, які отримують фінансування, зобов’язань перед УКФ, Вимог до звіту незалежного аудитора, які розміщені на офіційному сайті УКФ у розділі нормативно-правові документи УКФ.

Так, аудиторські послуги передбачені в Кошторисі проекту в підстатті 13.2 «Адміністративні витрати» пункт 13.1.3 «Аудиторські послуги». Фінальна звітність Грантоотримувача має бути підтверджена Звітом незалежного аудитора відповідно до вимог УКФ, які розміщені на офіційному сайті УКФ у розділі нормативно-правові документи УКФ.

17 червня 2018 року набув чинності новий Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» № 2275-VIII. Відповідно до ст. 44 даного Закону, якщо сума правочину (договору) перевищує 50 відсотків вартості чистих активів товариства станом на кінець попереднього кварталу, рішення про надання згоди на вчинення такого правочину приймаються виключно загальними зборами учасників.

Під час подачі заявки на конкурс програми "Культура для змін" заявник має надати лист(и) про наміри співпраці від партнера (-ів) (скан-копія оригіналу у PDF). Якщо документ не двомовний – завірений переклад українською.  

Зразок листа наведено у Додатку 3 до Інструкції для заявника програми.

У листі партнери мають чітко визначити безпосередні функції, права та обов'язки обох сторін.

Організація-грантоотримувач, яка підписує угоду з УКФ, самостійно вирішує питання щодо правовідносин між сторонами та шляхи фінансування, що передбачається відповідними угодами, а також несе відповідальність щодо оформлення всіх документів відповідного до чинного законодавства обох країн. Для виконання завдань передбачених листом про наміри співпраці, грантоотримувач може укладати прямі договори з підрядниками з німецької/британської сторони або укласти угоду про співпрацю та угоду на виконання послуг з відповідним партнером.   

Звертаємо увагу, що Партнер — це юридична особа, яка перебуває із заявником у договірних відносинах та є учасником/співвиконавцем проекту.  Відповідно до інструкції, в переліку витрат, що заборонено здійснювати за рахунок коштів гранту визначено:  

- витрати, пов’язані з реалізацією проектів, які мають на меті отримання прибутку.

 - витрати з оплати посередницьких послуг.  

Відповідно, при укладенні угоди з партнером щодо фінансових зобов'язань, заборонено закладати витрати пов’язані з реалізацією проектів, які мають на меті отримання прибутку.

Проекти, що будуть обрані для проведення моніторингу представниками УКФ, отримають листи-повідомлення щодо проведення моніторингу. Дата та місце проведення моніторингу попередньо буде узгоджено між УКФ та грантоотримувачем. В листі буде зазначено формат проведення моніторингу та матеріали, що необхідно підготувати для проведення моніторингу.

Ні, УКФ не покриває витрати на ремонтні та будівельні роботи, розробку проектно-кошторисної документації.

Так, може. Підтримка фізичних осіб здійснюється в межах програми "Стипендії", яка покликана підтримувати митців та культурних операторів України, студентів культурно-мистецьких та креативних спеціальностей в розрізі: 

Заявниками програми можуть бути фізичні особи, громадяни України, що досягли віку 18 років та провадять свою професійну діяльність у секторах культури та креативних індустрій, в т.ч. студенти профільних ВНЗ.

Заявник має мати ті КВЕДи, які відповідають діяльності, що спрямована на створення певного культурного продукту (культурного блага, чи культурної послуги) в результаті реалізації проекту.

Відповідно до вимог Інструкції для заявників ( X. Погодження Дирекцією рішення експертних рад шляхом проведення переговорних процедур) перед підписанням Договору про надання гранту заявник повинен надати через особистий онлайн кабінет перелік документів серед яких копія довідки про відкриття нового окремого банківського рахунку для отримання грантових коштів або довідки з банку про наявність рахунку з нульовим залишком коштів та виписку з цього банківського рахунку в підтвердження відсутності руху коштів протягом останніх 3-ох (трьох) місяців. 

Відповідно, якщо Грантоотримувач отримав підтримку у декількох проектах та підписує декілька договорів, до кожного договору має бути надана копія довідки про відкриття окремого банківського рахунку (тобто на кожний проект має бути окремий банківський рахунок).

Для членів команди, які залучені за договорами ЦПХ, дозволяється включати додаткові витрати до вартості договору ЦПХ враховуючи встановлені граничні суми (не більше 50 000 грн на одну особу за один місяць):

- проїзд та проживання - згідно Постанови №98 від 02.02.2011 року.

Грантоотримувач контролює та несе відповідальність перед Фондом, за дотримання всіх вимог, правил і обмежень встановлених нормативними документами Фонду.

Якщо в рамках проекту заплановані заходи за кордоном і витрати мають бути в іноземній валюті, грантоотримувач має право купити валюту і перерахувати кошти за зовнішньоекономічними контрактами. На момент звітування грантоотримувач має підтвердити факт цих витрат надавши копії зовнішньоекономічних контрактів, інвойсів, копії банківських документів, які підтверджують факт купівлі валюти, та перерахування.